TPM事務管理步驟
來源/作者： TPM咨詢服務中心 丨 發布時間：2018-01-30 丨 瀏覽次數：
TPM管理咨詢公司認為事務改善小組具備越多的知識、技術和方法，對TPM事務改善越有利。若事務改善小組的知識和技能不足，則“事務改善”立意雖好，卻無法獲得良好的效果，浪費企業資源。
TPM管理
優良的事務改善小組應具備事務管理理論與經驗和調查分析的技術，掌握原有的作業技術，并且有洞察能力，有了這些能力，只要依照一定的步驟推行事務改善，就能夠達成改善目標。一般而言，TPM事務改善有以下幾個步驟。
1．把握現狀
在合理的事務改善過程中，把握現狀包括兩項內容：一為現狀觀察，二為擬訂計劃。一方面從對現狀的觀察中了解目前事務作業的情況，另一方面擬訂調查計劃，以進一步發現原有事務作業中存在的問題。
沒有事務作業經驗或對事務作業現狀沒有仔細觀察的人往往憑想象推行事務改善，結果卻阻礙了事務作業的進行。所以，不管在哪一部門推行事務改善，事務改善小組必先對該部門原有事務作業現狀進行充分了解，只有了解現狀后才能從中發現問題點。
此外，事務改善小組也可以通過調查了解事務作業現狀。在調查事務作業現狀之前，事務改善小組應擬訂調查計劃，例如確定要收集的資料、資料收集的對象和數據收集的方法。
2．發現問題
現狀調查的目的在于了解目前事務處理的情況。將調查所得到的數據與事務管理理論相互比較，就可以發現目前事務作業不合理的問題點。事務作業現狀調查的方法很多，常用的有以下幾種。
(1)通盤調查法；
(2)事務流程分析法；
(3)職務分擔分析法；
(4)事務作業研究法。
3．改善方案的擬定
改善方案的擬定包括改善方案的制定與改善方案的修正。前者只是尋找最佳的可行改善方案；后者是根據后來事務作業的實際情況而對“最佳可行方案”加以修正。
找出目前事務作業的問題點并加以檢討后，便可以制定可行的改善方案。企業可以從所有方案當中再挑選出最有利的改善方案，然后付諸實施。小的改善方案可以是對表格的改善，大的改善方案可以是對整個事務管理制度的改良。
最佳改善方案在付諸實施時，有時因事務作業的實際情況或其他原因已非盡善盡美，這時企業必須對“最佳改善方案”加以修正，使改善方案更趨完美。
4．改善方案的實施
改善方案的實施能否成功要看實施前的準備是否允分。在為實施改善方案做準備時，企業應考慮以下事項：
(1)事務改善的時機是否已經成熟
在實施改善方案之前，事務改善小組應該充分分析改善方案的益處以獲取最高決策層的核準與有力的支持，然后設法讓實際推行單位及相關單位理解。改善方案的實施由事務改善小組負責推動，但最主要的還是實際推行單位的配合。如何使推行單位同心協力是事務改善方案能否成功的關鍵所在。
(2)人員準備是否充足
事務改善方案由事務改善小組負責推動。事務改善小組應對事務推行單位的人員進行培訓，幫助他們在心理上或事務改善技巧上有所準備。
(3)表格或賬票的準備是否充分
在推行事務改善方案時，要采用哪些新表格或新賬票，繼續沿用哪些舊表格或賬票，廢棄使用哪些舊表格或賬票，這些都應事先準備妥善。
(4)事務機器的準備與操作人員的培訓
設備到底要購買還是要租借？這需要用經濟觀點決定。設備準備妥善后，事務改善小組要培訓操作人員如何使用。
(5)改善試行階段的調整
事務改善方案應該設有3～6個月的試行期，因為通常在更換制度期間會發現意想不到、不妥當的地方。若發現有不妥當的地方應立即修正，然后再根據修正后的改善方案，逐步實施事務改善。
5．實施后的評價
事務改善方案必然有許多優點，但是方案實施之后，這些優點是否能夠全部表現出來呢？企業應對新方案實施的前、后情形加以比較。
(1)新方案實施之后能否節省事務作業時間？能節省多少？
(2)新方案實施之后能否提高事務作業效率？能提高多少？
(3)新方案實施之后能否降低事務作業成本？能降低多少？如果方案的效果有所降低，事務改善小組應該設法提出其他改善方案，繼續進行事務改善。
企業正常運轉的前提是有序的管理。企業要想進一步壯大，就必須將事務管放在同經濟利益同等重要的位置來考慮，企業高層尤其要立“精益化管理出效益識，進一步優化管理體系，為企業發展提供組織保障。
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